Mēs esam apņēmušies aizsargāt Jūsu personas datu privātumu un ievērot konfidencialitāti. Šajā Privātuma politikā esam vispārīgi aprakstījuši, kādus datus mēs varam iegūt par Jums, kā mēs tos izmantosim, kā arī sniegsim informāciju par Jūsu tiesībām un to, kā Jūs varat sazināties ar mums. Šī Privātuma politika nosaka un definē mūsu personas datu aizsardzības vadlīnijas.
Mēs pieņemam, ka pirms mūsu tīmekļa vietnes izmantošanas vai kļūstot par mūsu klientu vai sadarbības partneri, Jūs esat izlasījuši šo mūsu privātuma politiku un esat akceptējuši tās noteikumus.
Tā kā mēs nemitīgi attīstām, pilnveidojam un dažādojam mūsu sniegtos pakalpojumus, tad dažreiz mums ir nepieciešams veikt grozījumus mūsu Privātuma politikā. Mūsu tīmekļa vietnē tiks publicētas arī visas izmaiņas mūsu Privātuma politikā.
Tāpat lūdzam ņemt vērā, ka papildus nosacījumi un informācija par personas datu apstrādi var būt iekļauta arī starp Jums un Latvijas Organiskās sintēzes institūtu noslēgtajā sadarbības, darba vai jebkurā citā savstarpēji noslēgtajā līgumā.
Definīcijas
GDPR /VDAR | Eiropas Parlamenta un Padomes 2016. gada 27. aprīļa Regula (ES) 2016/679 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ Direktīvu 95/46/EK (Vispārīgā datu aizsardzības regula) |
personas dati | jebkura informācija, kas attiecas uz identificētu vai identificējamu fizisku personu, kuras dati tiek apstrādāti saskaņā ar šo Privātuma politiku, GDPR un piemērojamiem tiesību aktiem |
apstrāde | jebkura ar personas datiem veikta darbība vai darbību kopums (piemēram, vākšana, reģistrācija, glabāšana, aplūkošana, izmantošana, izpaušana, dzēšana u.c.) |
pārzinis | Jūsu datu pārzinis ir Latvijas Organiskās sintēzes institūts (t. sk. tās struktūrvienības, meitas uzņēmumi vai nodibinājumi. Piem., Organiskās sintēzes institūta fonds), kam esat iesniedzis savus personas datus vai kas ieguvis Jūsu datus, un kas viens pats vai kopīgi ar citām juridiskām vai fiziskām personām nosaka Jūsu personas datu apstrādes nolūkus un līdzekļus |
apstrādātājs | ir fiziska vai juridiska persona, publiska iestāde, aģentūra vai cita struktūra, kura OSI vārdā apstrādā Jūsu Personas datus |
OSI | Atvasināta publiska persona “Latvijas Organiskās sintēzes institūts” (turpmāk arī – OSI, mēs, mūsu, mums) |
trešā persona | ir fiziska vai juridiska persona, publiska iestāde, aģentūra vai struktūra, kura nav datu subjekts, pārzinis, apstrādātājs un personas, kuras OSI vai apstrādātāja tiešā pakļautībā ir pilnvarotas apstrādāt personas datus |
1. Datu pārzinis
Atvasināta publiska persona “Latvijas Organiskās sintēzes institūts”.
Latvijas Organiskās sintēzes institūts ir valsts zinātniskais institūts, kas veic pētījumus farmakoloģijā, organiskajā ķīmijā, molekulārajā bioloģijā un bioorganiskajā ķīmijā.
Mūsu institūtu raksturo inovatīva organiskās ķīmijas un farmakoloģijas akadēmiskās pētniecības sasniegumu apvienošana ar kompetenci medicīnas ķīmijas pielietojamās pētniecības uzdevumu risināšanā, lai sniegtu būtisku ieguldījumu zinātnes attīstībā un sabiedrības dzīves kvalitātes uzlabošanā.
2. Kādos gadījumos šī Privātuma politika tiek piemērota?
Šī Privātuma politika tiek piemērota, ja Jūs izmantojat, esat izmantojis vai esat paudis nodomu vai interesi izmantot OSI pakalpojumus, sadarboties (t.sk. pildīt darba pienākumus) ar mums, apmeklēt mūsu iestādi un mūsu rīkotos pasākumus. Tā attiecas arī uz gadījumiem, kad jūs esat netieši saistīts ar kādu pakalpojumu vai sadarbības līgumu. Tāpat tā attiecas uz gadījumiem, kad mūsu attiecības ir nodibinātas vēl pirms šīs Privātuma politikas stāšanās spēkā, kā arī, ja Jūs esat sniedzis un/vai OSI iegūst Jūsu Personas datus.
3. Kādus personas datus mēs apstrādājam un kāpēc?
- Drošības, mantisko interešu apdraudējuma novēršanas un citu būtisku mūsu un Jūsu vai trešo personu leģitīmo interešu nodrošināšanai
Personas datu kategorijas (piemērs) | Juridiskais pamats |
Biometrijas dati (sejas attēls), atrašanās vieta un laiks Vārds, uzvārds, paraksts, identitātes pārbaude | Mūsu leģitīmā (likumīgā) interese un vitālo interešu, tostarp veselības un dzīvības, aizsardzība |
- Līgumu noslēgšanai un līguma izpildei
Personas datu kategorijas (piemērs) | Juridiskais pamats |
Vārds, uzvārds, kontaktinformācija, personas kods, deklarētā un faktiskā dzīvesvietas adrese, bankas konta numurs, saimnieciskās darbības veicēja apliecības numurs u.c. | Līgumattiecības (līguma noslēgšanai un izpildei) un mūsu leģitīmā (likumīgā) interese |
- Sadarbības veicināšanai un darbības uzlabošanai
Personas datu kategorijas (piemērs) | Juridiskais pamats |
Vārds, uzvārds, kontakttālrunis, elektroniskais pasts | Mūsu leģitīmā interese |
- Sodāmības pārbaudei
Personas datu kategorijas (piemērs) | Juridiskais pamats |
Vārds, uzvārds, noziedzīgu nodarījumu konstatēšanas fakts | Juridisks pienākums (likumā noteikts) |
- Pretendentu atlasei publiskos iepirkumos
Personas datu kategorijas (piemērs) | Juridiskais pamats |
Vārds, uzvārds, līdzšinējā pieredze, izglītība, profesionālā kvalifikācija u.c. līdzīga informācija | Mūsu leģitīma interese un Juridisks pienākums (likumā noteikts) |
- Ienākošai-izejošai korespondencei
Personas datu kategorijas (piemērs) | Juridiskais pamats |
Vārds, uzvārds, adrese | Mūsu leģitīma interese un Juridisks pienākums (likumā noteikts) |
- Publicitātes un vēsturiskā mantojuma saglabāšanai
Personas datu kategorijas (piemērs) | Juridiskais pamats |
Personas attēls fotogrāfijās un video ierakstos | Mūsu leģitīma interese |
- Darbā pieņemšana vai prakse
Personas datu kategorijas (piemērs) | Juridiskais pamats |
Vārds, uzvārds, kontaktinformācija, adrese, līdzšinējā darba pieredze, izglītība, kursi, sertifikāti u.tml. | Tava piekrišana (iesniedzot dzīves gājumu un pieteikumu izsludinātajai vakancei), Mūsu leģitīma interese |
- Dažādu pētījumu nodrošināšanai
Personas datu kategorijas (piemērs) | Juridiskais pamats |
Vārds, uzvārds, kontaktinformācija, adrese u.c. | Piekrišana, Mūsu leģitīma interese, Zinātnes vajadzībām. |
- Organiskās sintēzes institūta fonda ziedojumiem
Personas datu kategorijas (piemērs) | Juridiskais pamats |
Vārds, uzvārds, personas kods, bankas konta numurs | Līgumattiecības (ziedojuma nosūtīšana un saņemšana), Juridiskais pienākums, piekrišana |
- Sīkdatnes
- Citos normatīvajos aktos noteikto prasību izpildei
4. No kādiem avotiem mēs varam saņemt personas datus?
- galvenokārt, mēs iegūstam Personu datus no pašas personas, uz kuru šie dati attiecas, t.i. savstarpēja līguma slēgšanas vai cita veida sadarbības procesā, arī gadījumos, kad Jūs iesniedzat mums kādu iesniegumu, e-pastu, u.tml.;
- no videonovērošana ierakstiem, ja Jūs apmeklējat mūsu iestādi vai teritoriju;
- ja līgums tiek slēgts ar trešo personu un tā ir norādījusi Jūs kā kontaktpersonu vai ar objektu saistīto personu, vai iesniegusi dokumentus, kurā Jūsu Personas dati ir atspoguļoti. Gadījumos, kad mums šādā veidā tiek sniegta informācija par Jums, mēs pieprasām, lai Jūs tiktu iepazīstināts ar OSI Privātuma politiku;
- no mūsu datu Apstrādātājiem, kas Jūsu Personas datus ievāc ar Jūsu piekrišanu vai pamatojoties uz kādu citu tiesisku pamatu, piem. pētījuma vajadzībām.
5. Kam mēs nododam personas datus?
Datus mēs apstrādājam atbilstoši piemērojamiem tiesību aktiem, Līgumiem un GDPR un nodrošinām, lai Personas datiem varētu piekļūt tikai personas, kam ir tiesisks pamats šādai piekļuvei.
Personas dati var tikt nodoti:
- mūsu darbiniekiem vai tieši pilnvarotajām personām, kurām tas nepieciešams darba pienākumu izpildei;
- personas datu Apstrādātājiem atbilstoši to sniegtajiem pakalpojumiem un tikai nepieciešamā apjomā (piemēram, datu bāzes, lietvedības un IT sistēmas tehniskais uzturētājs, finanšu vadības konsultanti, auditori, drošības pakalpojumu sniedzējs, videonovērošanas kameru uzturētājs, publicitātes pasākumu tehniskajiem sadarbības partneriem (foto/video) un citas personas, kuras ir saistītas ar pakalpojumu sniegšanu mums);
- valsts un pašvaldības iestādēm tiesību aktos noteiktos gadījumos, (piemēram, tiesībsargājošās iestādes, zvērināti tiesu izpildītāji, pašvaldības, nodokļu pārvaldes, tiesas, uzraudzības iestādes, ES Struktūrfondus uzraugošās iestādes);
- trešajām personām, pirms tam rūpīgi izvērtējot, vai šādai Personas datu nodošanai ir atbilstošs tiesiskais pamats, piemēram, parādu atgūšanas pakalpojuma sniedzēji, tiesas, ārpustiesas strīdu risināšanas iestādes, maksātnespējas administratori, trešās personas, kuras uztur reģistrus (piemēram, parādnieku reģistri, kredītinformācijas biroji u.c.).
6. Personas datu nodošana ārpus Eiropas Savienības un Eiropas Ekonomiskās zonas (ES/EEZ)
Mēs veicam Personas datu apstrādi tikai ES/EEZ ietvaros. Personas datu nodošana un apstrāde ārpus ES/EEZ var notikt, ja tam ir tiesisks pamatojums, piemēram, lai izpildītu juridisku pienākumu, noslēgtu vai izpildītu līgumu, mūsu leģitīmās intereses vai saskaņā ar Jūsu piekrišanu. Personas datu nodošana un apstrāde ārpus ES/EEZ var notikt tikai tad, ir veikti pienācīgi drošības pasākumi.
7. Glabāšanas termiņi
Personas dati tiek glabāti tik ilgi, kamēr to glabāšana ir nepieciešama atbilstoši attiecīgiem Personas datu apstrādes mērķiem, kā arī saskaņā ar piemērojamo tiesību aktu prasībām. Izvērtējot Personas datu glabāšanas ilgumu, mēs ievērojam saistošo tiesību aktu prasības, līgumsaistību izpildes aspektus, Jūsu norādījumus, kā arī mūsu leģitīmās intereses.
Personas datus mēs glabājam pēc iespējas īsāku termiņu. Ja Jūsu Personas dati noteiktajiem nolūkiem vairs nav nepieciešami, mēs tos drošā veidā dzēsīsim vai iznīcināsim.
Daži no izplatītākajiem Personas datu vispārīgajiem uzglabāšanas termiņiem:
- Iepirkumi. Jūsu Personas datus kā pretendenta vai pretendenta – juridiskas personas piedāvājumā ietvertos fiziskas Personas datus uzglabā 10 gadus pēc līguma darbības termiņa beigām;
- Darbā pieņemšana vai prakse. Jūsu Personas datus uzglabā papīra un digitālā formātā. Datu uzglabāšanas laikposms nav ilgāks par 3 mēnešiem pēc tam, kad slēgta attiecīgā vakance, vai noslēdzies pēcuzraudzības periods projektam, kura ietvaros vakance izveidota. Darbinieku personas dati tiek uzglabāti 75 gadus;
- Publicitāte. Jūsu vārdu, uzvārdu, tālruņa numuru vai e-pasta adresi uzglabāsim līdz pasākuma beigām. Jūsu attēlu (fotoattēlu vai video) no pasākumiem/aktivitātēm uzglabāsim 10 gadus pēc pasākuma norises datuma;
- Rēķini. Jūsu Personas datus uzglabā 10 gadus pēc rēķina izrakstīšanas/saņemšanas;
- Līgumsaistību izpilde. Personu dati tiek uzglabāti tik ilgi, līdz līgums tiek izpildīts un nav cita tiesiska pamata datus uzglabāt pēc līgumsaistību beigšanās;
- Personas datus, kas jāuzglabā, lai izpildītu tiesību aktu prasības, mēs glabāsim saskaņā ar attiecīgo tiesību aktu noteikumiem, piemēram, likumā Par grāmatvedību ir noteikts, ka attaisnojuma dokumenti jāglabā līdz dienai, kad tie nepieciešami, lai konstatētu katra saimnieciskā darījuma sākumu un izsekotu tā norisei, bet ne mazāk kā 5 gadus;
- Lai nodrošinātu datu atjaunošanu, mēs glabāsim Personas datus rezerves kopijās līdz brīdim, kamēr tiks izveidots minimālais jaunāku rezerves kopiju skaits, lai iepriekšējās rezerves kopijas varētu izdzēst;
- lai pierādītu savu saistību izpildi, mēs glabāsim Personas datus saskaņā ar normatīvajos aktos noteiktiem prasījumu noilgumu termiņiem – 10 gadi Civillikumā, 3 gadi Komerclikumā un citi, ņemot vērā arī Civilprocesa likumā noteiktos termiņus prasību celšanai;
- Video novērošanas rezultātā iegūtos datus mēs glabāsim 1 kalendāro mēnesi, lai atklātu iespējamos noziedzīgos nodarījumus, ja tādi būs notikuši. Videonovērošanas ieraksti var tikt uzglabāti ilgāk, ja tie nepieciešami kā pierādījumi kādā tiesiskajā procesā.
Personas datu uzglabāšanas termiņi var atšķirties no vispārīgajiem uzglabāšanas termiņiem, ja tam ir leģitīms mērķis, piem., tiesvedības procesa vai iespējamās prasības celšanas laikā Personas dati var tikt saglabāti ilgāk nekā noteikts šajos glabāšanas termiņos.
8. Kā mēs aizsargājam Jūsu personas datus?
Lai pasargātu Jūsu Personas datus no nesankcionētas piekļuves, neatļautas Apstrādes, nejaušas nozaudēšanas, izpaušanas vai iznīcināšanas, mēs nodrošinām un regulāri pārskatām un uzlabojam Personas datu aizsardzības pasākumus. Lai to īstenotu, mēs pielietojam mūsdienīgas tehnoloģijas, tehniskas un organizatoriskas prasības, piemēram, atbilstošu datorsistēmu izvēle un konfigurācija, un piekļuves ierobežošana šādām sistēmām, datnēm un objektiem.
Tomēr, mēs rekomendējam Jums ievērot vispārējos datorsistēmu un interneta lietošanas drošības noteikumus, kā arī Jūsu privāto datu (it īpaši personu apliecinošo dokumentu) aizsardzības un glabāšanas prasības. Mēs neuzņemsimies atbildību par nesankcionētu piekļuvi Jūsu Personas datiem un/vai Personas datu zudumu, ja tas noticis Jūsu vainas vai nolaidības dēļ.
9. Kādas ir Jūsu tiesības Jūsu personas datu apstrādē?
Mēs vēlamies nodrošināt, lai Jūsu Personas datu Apstrāde ir godīga un pārredzama un tiktu īstenotas saskaņā ar tiesību aktiem Jums noteiktās tiesības, tāpēc Jums ir tiesības:
- piekļūt saviem datiem – Jums ir tiesības iegūt no mums informāciju par to, vai mēs apstrādājam Jūsu Personas datus un gadījumos, kad tā ir, piekļūt saviem Personas datiem;
- labot savus datus – Jums ir tiesības pieprasīt, lai mēs izlabojam nepareizus Personas datus. Ja ir notikušas izmaiņas Personas datos, kurus Jūs esat mums snieguši, piemēram, izmaiņas personas kodā, saziņas adresē, telefona numura vai e-pasta maiņa, u.c., lūdzam Jūs sazināties ar mums un iesniegt mums aktuālos datus, lai mēs varētu sasniegt attiecīgos Personas datu apstrādes nolūkus;
- dzēst savus datus – zināmos apstākļos Jums var būt tiesības uz savu Personas datu dzēšanu; šīs tiesības nav spēkā tad, ja apstrāde ir nepieciešama, lai īstenotu vārda un informācijas brīvību, lai pildītu likumā noteiktās prasības vai celtu, īstenotu vai aizstāvētu likumīgas prasības;
- noteiktos gadījumos personīgi saņemt vai nosūtīt savus personas datus citam uzņēmumam (šīs tiesības sauc par tiesībām uz datu pārnešanu). Šīs tiesības attiecas uz gadījumiem, kad Personas datu apstrādes pamatā ir Jūsu piekrišana vai līgums, kā arī tad, kad apstrāde notiek automatizēti;
- atsaukt piekrišanu – ciktāl mēs apstrādājam Jūsu Personas datus, pamatojoties uz Jūsu piekrišanu, Jums ir tiesības jebkurā laikā atsaukt savu piekrišanu Personas datu apstrādei;
- ierobežot savu datu apstrādi – noteiktos gadījumos Jums ir tiesības ierobežot savu Personas datu apstrādi;
- iebilst pret savu datu apstrādi – Jums ir tiesības iebilst pret to, ka mēs apstrādājam Jūsu Personas datus. Tas attiecas uz gadījumiem, kad Personas datu apstrādes pamatā ir mūsu vai trešās personas leģitīmās intereses.
Lai īstenotu minētās tiesības, lūdzu, iesniedz mums vai Datu aizsardzības speciālistam rakstisku pieprasījumu (kontaktinformācija minēta Privātuma politikas noslēgumā).
Gadījumā, ja Jūs uzskatāt, ka mēs neapstrādājam Personas datus atbilstoši piemērojamai likumdošanai, Jums ir tiesības vērsties Datu valsts inspekcijā (http://www.dvi.gov.lv).
10. Noteikumi datu apstrādātājiem un sadarbības partneriem
Ja Jūs esat viens no mūsu Apstrādātājiem vai sadarbības partneriem, kura rīcībā saskaņā ar savstarpēji noslēgto līgumu vai darba uzdevumu nonāk Personas dati, tad Jums ir jāievēro noteikumi par Personas datu apstrādi. Šie noteikumi ir spēkā arī pēc līguma vai darba uzdevuma izbeigšanās.
Papildus līgumā un GDPR noteiktajiem nosacījumiem par Personas datu apstrādi un konfidencialitāti, jebkuram mūsu Apstrādātājam un sadarbības partnerim, kurš saņem vai ir saņēmis Personas datus no mums jāievēro, ka:
- personas datu Apstrāde var notikt tikai atbilstoši līguma/darba uzdevuma priekšmetam,nepārsniedzot pilnvaras un apjomu, kas nepieciešams attiecīgā uzdevuma izpildei;
- aizliegta jebkura Apstrāde, kas nav tieši atļauta līgumā/darba uzdevumā;
- pārziņa vārdā Apstrādātāja veiktās Apstrādes mērķis ir izpildīt attiecīgo līgumu, kura ietvaros Apstrādātājs darbojas;
- Apstrādātājs/sadarbības partneris Personas datus drīkst apstrādāt tikai Pārziņa vārdā un saskaņā ar tā norādēm;
- Personas dati netiek pārsūtīti trešajām personām vai nodoti ārpus ES bez tiesiska pamata;
- ja Pārzinis Apstrādātājam pieprasa informāciju par drošības līdzekļiem, dokumentāciju vai cita veida informāciju saistībā ar to, kā Apstrādātājs Apstrādā Personas datus, atbilde sniedzama ne vēlāk kā 5 (piecu) darba dienu laikā no pieprasījuma saņemšanas brīža, ja vien objektīvi ir iespējams informāciju iesniegt šādā termiņā;
- Apstrādātājs nekavējoties, bet ne ilgāk kā 1 (vienas) darba dienas laikā paziņo Pārzinim par Apstrādes pārkāpumiem, ja vien objektīvi ir iespējams informāciju iesniegt šādā termiņā;
- Apstrādātājs apņemas saviem produktiem un pakalpojumiem nodrošināt augstu drošības līmeni. Apstrādātājs nodrošina drošības līmeni, izmantojot organizatoriskus, tehniskus un fiziskus drošības līdzekļus saskaņā ar prasībām par informācijas drošības līdzekļiem, kas minētas GDPR 32. pantā.
11. Izmaiņas mūsu privātuma politikā
Mēs regulāri pārskatām savu Privātuma politiku. Šī Privātuma politika ir atjaunināta 2023. gada 24.novembrī.
12. Kontaktinformācija
Ja Jums rodas kādi jautājumi par Jūsu personas datu apstrādi vai par šo privātuma politiku, lūdzam, sazināties ar mums.
APP Latvijas Organiskās sintēzes institūts
Aizkraukles 21, Rīga, LV-1006, LATVIJA
Tel. +371 20245517
Datu aizsardzības speciālists: Oskars Zvejnieks
E-pasts: oskars@datudrosiba.com